1日24Hのスケジュール計画と時間管理のコツ4つ【社会人向け】

この記事では、「社会人に向けた1日24Hのスケジュール計画と時間管理のコツ」を紹介します。

筆者は大手メーカーの経営企画管理職をしています。社会人歴10年以上で培ってきた時間管理のノウハウをまとめました。

1日24Hの時間管理を自身に最適なものにすることで、仕事とプライベートの両方でアウトプットの質が向上します。

1日24Hのスケジュール計画と時間管理のコツ

下の図は筆者の平日24Hのマスタースケジュールです。

左がAM、右がPMの時間配分です。午前と午後の時計が2つあるイメージで、1日24Hを一つの円グラフにするよりも時間の使い方が視覚的に認識しやすいと思います。

この図を使いながら筆者がどのように1日24Hのスケジュール計画と時間管理をしているか4つのコツを解説していきます。

コツ１：1日24Hは90分のブロック単位で管理する

筆者は24Hを90分単位で区切って時間管理しています。なぜ90分かというと、理由は2つあります。

1つ目は、90分未満の細切れで時間管理をしようとすると管理自体が煩雑になってしまうから。90分ブロック×16マスでその日のどの時間帯に何をするかをざっくりと時間配分します。

2つ目は、90分という時間が人間の集中力が続く限界と言われているため。大学の講義なども90分ですよね。90分のブロックは、集中してやりたいことを割り当てる時間としてもちょうど良い単位だと思っています。

コツ２：ルーティンとその時間帯を決める

「ルーティン」とは毎日取り組む作業・事柄のことを言います。睡眠や食事、通勤時間、それ以外の毎日の習慣などが当たります。

筆者の場合、睡眠に6時間、朝食・出社通勤に90分、残業・退社通勤に90分、筋トレ・夕食で90分の合計7つのブロックがルーティンとして毎日おさえている時間枠です。

毎日必ずするルーティンをあらかじめ決めた時間に割り当てておくことで、ルーティンを除いた1日に使える自分の時間枠を把握することができます。

コツ３：「朝活」「夜活」の時間を確保する【重要】

平日を仕事だけで終わらせるのでなく、自己実現に向けた「朝活」「夜活」の時間枠を確保しておくことが大切です。

そして「朝活」はアウトプット、「夜活」はインプットに適した活動時間帯という事を踏まえて予定を組むとさらに効果的です。

「朝活」「夜活」の特徴と使い方を詳しく説明します。

「朝活」は1日に最も集中したい事をする

目が覚めてからの2時間を「朝のゴールデンタイム」といいます。睡眠により脳の記憶・定着が行われて頭がリフレッシュされるため、1日で最も思考がクリアな時間帯です。

朝のゴールデンタイムは勉強やクリエイティブな事をするのに適しており、仕事後で脳の疲れた夜間にするよりも格段に捗ることが体感できると思います。同じ2時間でも夜にやるのと朝にやるのでは効率が全く違うのです。

毎日の生活で、この朝のゴールデンタイムを有効活用しない手はありませんので、朝早く起きて勉強やクリエイティブな事をする「朝活」の時間枠を確保しましょう。

朝日を浴びるとなお良いです。太陽の光を浴びると脳を活性化させるホルモン「セロトニン」が分泌されるので、脳が活動モードにしっかりと切り替わります。

「夜活」はゆっくりと読書や暗記にあてる

帰宅後の食事や片付けを終えてから就寝までの「夜活」時間は読書や暗記に向いています。

なぜなら脳は睡眠中に記憶の定着が行われるので、寝る直前にインプットしたことは頭に残りやすいからです。

夜は日中の活動によって疲れが溜まった状態となり集中力を持続させることが難しくなるので、リラックスしてできる軽めの活動を予定しましょう。

コツ４：1日で達成したいこと「6つ」をブロックに割り当てる

生産性向上の手段として「アイビーリーメソッド」というタスク管理手法があります。詳細は別記事で解説しているので参考にしてください。

アイビーリーメソッドのポイントは「その日に達成すべき最も重要なタスクを6つまでに絞り込む」ことです。

この「6つの重要タスク」を1日のどの時間帯に実施するか計画しておくことで、タスクと時間管理が適切に実施できます。

筆者の場合、平日はプライベート・仕事でそれぞれ2~3個くらいでタスク設定するようにしています。

スケジューリングの注意点3つ

1日の予定を立てる時に気をつけているポイントは次の3つです。

小ネタですが、スケジューリングする上で知っていると役に立つ知識だと思います。

それでは解説していきます。

① 重要度の高いタスクはAMにやりきる

朝のゴールデンタイムだけでなく、午前中は比較的頭が冴えて集中することに向いている時間帯です。そのため仕事タスクでも重要度の高いタスクは午前中にやりきるように計画するのがオススメです。

会議や頭を使わない作業などはなるべく午後に回して、午前中はアウトプットする仕事タスクに集中しましょう。

② 何もしないブロックを２～３つ設定する

1日の予定を立てても計画通りに行くことは稀です。急な仕事が舞い込んできたり、思ったほど作業がはかどらずに完了しないことはよくあります。

そうした場合に備えて、あらかじめ何もしないブロックを２～３つ設定しておくと心に余裕が持てます。

プロジェクト管理でも綿密な計画から20%ほどバッファを持つことが多いのですが、個人でも同様の考え方で20%のバッファを設定することがうまく時間管理するコツです。

③ 予定通りにいかなくても気にしない

バッファを使っても1日が計画通りいかないこともよくあると思います。

時間の見積もりが甘かったり、急なトラブルだったり、気が乗らなかったり、理由はいろいろあると思いますが、そうした日は開き直ってさっさと寝てしまいましょう。

思い通りいかずに日々の計画を辞めてしまうより、少しくらい計画通りいかない日があっても気にせずに日々の時間管理を継続して行くことが大切です。

終わりに

この記事では「社会人に向けた1日24Hのスケジュール計画と時間管理のコツ」を紹介しました。

筆者の事例をベースに解説させていただきましたが、様々な働き方・生活スタイルがあると思いますので、試行錯誤しながらご自身に最適なスケジュール計画にカスタマイズしてもらえればと思います。

本記事で紹介した「アイビーリーメソッド」以外にも仕事に役立つ情報を発信しているのでよければお読みください。

最後までお読みいただきありがとうございました。