1日の生産性が劇的に向上するタスク管理術【アイビーリーメソッド】

あれもこれもとやりたいことがたくさんあっても、結局、大事なことが完了していないまま1日が終わることがないでしょうか。今回紹介するアイビーリーメソッドは、1日の生産性を劇的に向上するタスク管理手法です。

シンプルでありながらその効果は凄まじく、筆者もこのタスク管理手法を取り入れてから、アウトプットの質が大幅に向上しました。

この記事では生産性を劇的に向上するタスク管理術としてアイビーリーメソッドの具体的な手法とポイントを解説します。

アイビーリーメソッドとは？

アイビーリーメソッドは、1900年代米国でアイビー・リー氏が考案した生産性向上のためのタスク管理手法だと言われています。アイビーリーメソッドのやり方自体はとてもシンプルです。

それぞれのSTEPを解説します。

STEP1：1日にやるべきタスクを６つ書き出し、重要なものから優先順位をつける

アイビーリーメソッドの最大の特徴は、やるべき重要なタスクを６つまでに絞り込むことです。そうすることでタスクを重要なものに絞ってシンプルに管理できます。

10以上やるべきことがあっても６つまでに絞り込みましょう。逆にその日にやるべきタスクが６つもなければ、無理に６つにする必要はありません。1日にやるべきタスクを書き出せたら１から順に優先順位をつけましょう。

STEP2：優先順位の高いタスクから取り組む

優先順位を１番としたタスクから取り組みます。

STEP3：タスクが完了したら、次のタスクに取り組む（いろんなタスクに手を出さない！）

タスクが完了したら、次のタスクに取り組みます。これを繰り返し、優先順位の高いタスクから順に終わらせていきます。原則として、取り組んでいるタスクが終わるまで他のタスクには手をつけません。そうすることで優先順位の高い、重要なタスクから確実に終わらせていくことができます。

STEP4：完了しなかったタスクがあっても気にせず、翌日のタスクの１つとする

完了しなかったタスクがあれば、翌日にするべきタスクの１つとして持ち越します。６つ全てが完了しなくても気にしないでください。筆者の経験上、やろうと思った６つをすべて完了させるのはなかなか難しいことです。しかし、１つでも２つでも、その日にやるべき最重要なタスクを完了することができたのなら、その日はあなたにとって十分に結果が出せた1日だと言えるでしょう。

STEP1のタスクの優先順位づけは前日の晩に行うと良いでしょう。実にシンプルな方法ですが、たったこれだけで1日のアウトプットの質は格段に向上します。

ではなぜ、アイビーリーメソッドはそれほど効果的なのでしょうか。アイビーリーメソッドが生産性向上に効果的は理由は２つあります。

アイビーリーメソッドが効果的な理由２つ

理由１：手をつける前にタスクの優先順位がシンプルに整理されている

優先順位が整理されていないままタスクに着手してしまうと、あれこれと重要でないタスクに時間を割いてしまい、本来やりたかったことに時間を割けなくなることがよくあります。

アイビーリーメソッドでは、重要タスクを６つに絞ること、その上で優先順位をつけることで、頭の中がシンプルに整理された状態で迷いなく重要タスクから着手できます。

理由２：その日にやるべき重要なタスクに時間リソースを集中できる

２つ目の理由は、重要なタスクから取り掛かかり終わるまで次のタスクに手を出さないことで、確実に最優先タスクから片付けられることです。

最も重要なタスクに自分の時間リソースを優先的に集中させることで、結果が出やすい仕組みになっています。

続いてアイビーリーメソッドを実施するにあたっての注意点を解説します。筆者の経験上、これらのことに気をつけてアイビーリーメソッドを実施するとさらに効果的です。

アイビーリーメソッドの注意点３つ

アイビーリーメソッドを実施する際の注意点3つを解説します。

• 注意点１：自分が結果を出したい「重要なもの」のみタスク管理する
• 注意点２：タスク管理は「プライベート」と「仕事」で分けておく
• 注意点３：タスクごとにその日の「いつやるか？」を大まかに決めておく

これらのポイントに気をつければより効果的にアイビーリーメソッドを実行できますよ。

注意点１：自分が結果を出したい「重要なもの」のみタスク管理する

「重要ではないもの」は６つのタスク管理には入れないことがポイントです。当たり前のようですが、意外と錯覚してしまうポイントなので解説します。下の図は重要度×緊急度で知られる「アイゼンハワー・マトリクス」に、タスクの優先順位の考え方を追加したものです。

言うまでもなく「重要」×「緊急」の領域に来るタスクは最優先で管理すべきタスクです。「重要ではない」×「緊急ではない」領域は当然ながらタスクにする必要がありません。

では「重要」×「緊急ではない」と「重要ではない」×「緊急」の領域にあるものはどうでしょうか？アビーリーメソッドは確実に自分が結果を出すためのタスク管理手法ですので、次に優先すべきタスクは「重要」×「緊急でないもの」の領域にしてください。

「重要ではない」×「緊急」の領域はその日にすべき６つのタスク管理としては除外して良いものです。例えば、「朝8時までにゴミを捨てる」「11時の会議までに出席者へ資料を送付する」といったことは決められた時間までにしなければならない「作業」ですが、完了しても自分が結果を出せたという満足感は得られないものです。そうした「作業」は優先タスクとは切り離して管理し、決められた時間までのスキマ時間に実行すると良いでしょう。

注意点２：タスク管理は「プライベート」と「仕事」で分けておく

社会人の方はプライベートと仕事でタスクを分けて、それぞれで優先順位をつけましょう。

1日で使える時間帯が違うので、タスクをごっちゃにすると優先順位通りに実行できずストレスになります。

アイビーリーメソッドは６つに絞り込むことでシンプルに管理できることが良い点ですので、仕事の日であれば「仕事×３タスク」、「プライベート×３タスク」のように合計で６つまでにしておくのがポイントです。

無理に合計６つにする必要はなく、その日に達成したい重要なタスクのみに絞ることが大切です。

注意点３：タスクごとにその日の「いつやるか？」を大まかに決めておく

プライベートと仕事にタスクを分類したら、その日の「いつやるのか？」ざっくりとで構いませんのでイメージを持っておきましょう。

特に重要なのは、いかにプライベートの重要タスクに時間を割けるかです。

筆者は朝起きてから仕事に行くまでの時間に「朝活」で時間を確保するようにしています。目覚めてから2時間は「朝のゴールデンタイム」と呼ばれ、思考がクリアになり1日で最も効率的に勉強やクリエイティブな作業ができる時間帯ですので、有効に活用すると良いでしょう。

タスク管理アプリはiPhone標準アプリの「リマインダー」が便利

筆者はシンプルで使いやすいのでタスク管理にiPhone標準の「リマインダー」を使用しています。前日の晩に「プライベート」「仕事」の６つまでタスクを書き出して、それぞれ優先順位順に手動で並び替えておきます。当日は実行完了とともにチェックしていきます。

リピート機能

毎日の日課としたいタスクはリピート登録しておくと便利です。（資格の勉強時間、筋トレなど）

タグ機能

#プライベート ＃仕事のようにタスクの仕分けをするのに利用しています。全てのタスクが一覧できてプライベート／仕事のタスクが表示できるのは便利です。

他にも時間指定や場所指定もできますが、筆者はあまり複雑な使い方をせず、シンプルに日々のタスク管理アプリとして使用しています。

まとめ

この記事では1日の生産性が劇的に向上するタスク管理術であるアイビーリーメソッドを紹介しました。

最後にアイビーリーメソッドの4STEPをおさらいします。

アイビーリーメソッドを含む「QOLを向上させる習慣」を別の記事にまとめていますのでよければお読みください。

最後までお読みいただきありがとうございました。